Klokkenluidersregeling

Voulon Accountants en Belastingadviseurs is van mening dat medewerkers en personen van buiten de organisatie de mogelijkheid moeten hebben om zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden aan de orde kunnen stellen. Iemand die gebruik maakt van deze klokkenluidersregeling kan de melding (eventueel anoniem) neerleggen bij de vertrouwenspersoon.

Artikel 1 Definities
In deze regeling wordt verstaan onder:

1. Bestuur: de gezamenlijke vennoten van Voulon Accountants en Belastingadviseurs;

2. Melder: degene die, al dan niet in dienst van Voulon Accountants en Belastingadviseurs en

   het vermoeden van een misstand of een klacht onder deze regeling meldt;

3. Onderzoeksteam: de personen die zijn belast met het feitelijk onderzoek naar een melding

   als bedoeld in artikel 3 of artikel 5;

4. Secundair vertrouwenspersoon: mevrouw Ilonka Ottens AA,

   ilonka@voulonaccountants.nl, die door het bestuur is aangewezen om als zodanig te

   functioneren;

5. Vertrouwenspersoon: mevrouw Janneke Dokter, janneke@voulonaccountants.nl die door

   het bestuur is aangewezen om als zodanig te functioneren.

Artikel 2 Reikwijdte

1. Onder deze regeling vallen klachten van een melder over vermeende onregelmatigheden binnen Voulon Accountants en Belastingadviseurs, waaronder schending van interne gedrags- of fatsoensnormen en onregelmatigheden van algemene, operationele of financiële aard.

2. Onder deze regeling vallen op redelijke gronden gebaseerde vermoedens van misstanden met betrekking tot Voulon Accountants en Belastingadviseurs in verband met:

3. Een (dreigend) strafbaar feit;

4. Een (dreigende) schending van wet- en regelgeving;

5. Een (dreiging van) bewust onjuist informeren van het bestuur, de commissie vaktechniek,

   overheidsinstanties, beroepsorganisaties of gerechtelijke instanties; of

6. Een (dreiging van) het vernietigen of manipuleren van informatie van voornoemde feiten.

Artikel 3 Procedure

1. Een melder meldt een klacht of een vermoeden van een misstand aan de vertrouwenspersoon.

2. De vertrouwenspersoon legt de melding inclusief dagtekening schriftelijk vast en laat deze vastlegging door de melder voor akkoord tekenen.

3. De vertrouwenspersoon stelt onverwijld het bestuur op de hoogte van de geaccordeerde klacht of vermoeden van een misstand en van de datum waarop deze is ontvangen.

4. De vertrouwenspersoon zal terstond een onderzoeksteam aanstellen om de melding feitelijk te onderzoeken. Het onderzoeksteam kan uit één persoon bestaan, te weten de vertrouwenspersoon.

5. Het onderzoeksteam stelt naar aanleiding van zijn onderzoek een rapport van bevindingen op, dat aan het bestuur wordt overhandigd.

6. Indien uit dit rapport blijkt dat de klacht of het vermoeden van een misstand gegrond is, kan de vertrouwenspersoon maatregelen treffen, dan wel het bestuur adviseren om maatregelen te treffen. De vertrouwenspersoon stelt de melder op de hoogte van zijn standpunt en tot welke stappen de melding heeft geleid.

Artikel 4 Termijnen

1. De vastlegging van de melding, het toezenden van de melding aan de melder voor akkoord en het op de hoogte brengen van het bestuur van de melding geschiedt uiterlijk binnen drie werkdagen na de dagtekening van de melding.

2. Binnen zes weken na dagtekening van de melding rondt het onderzoeksteam zijn onderzoek en rapport van bevindingen af.

3. Binnen acht weken na dagtekening van de melding brengt de vertrouwenspersoon de melder op de hoogte van zijn standpunt en tot welke stappen de melding heeft geleid.

4. Indien het standpunt niet binnen de termijn van lid 3 kan worden gegeven, stelt de vertrouwenspersoon de melder hiervan schriftelijk in kennis en geeft daarbij gemotiveerd aan binnen welke termijn de melder het standpunt alsnog zal ontvangen.

Artikel 5 Taak secundair vertrouwenspersoon

1. De melder kan een klacht of een vermoeden van een misstand melden aan de secundair vertrouwenspersoon, indien:
   1.1. hij het niet eens is met het standpunt van de vertrouwenspersoon als bedoeld in artikel 3 lid 5;

   1.2. hij geen standpunt heeft ontvangen binnen de gestelde termijn van artikel 4 lid 3; 1.3. de termijn als bedoeld in artikel 4 lid 4 onredelijk lang is;
   1.4. de klacht of het vermoeden van een misstand de vertrouwenspersoon betreft;
   1.5. de melder gegronde redenen heeft te vermoeden dat de vertrouwenspersoon deze regeling schendt;

2. Bij langdurige afwezigheid van de vertrouwenspersoon.

3. De secundair vertrouwenspersoon stuurt een schriftelijke bevestiging van de ontvangst aan

   de melder en zal terstond een onderzoeksteam aanstellen om de melding feitelijk te onderzoeken. Het onderzoeksteam kan uit één persoon bestaan, te weten de secundair vertrouwenspersoon.

4. Het onderzoeksteam stelt naar aanleiding van zijn onderzoek een rapport van bevindingen op, dat aan het bestuur wordt overhandigd.

5. Indien uit dit rapport blijkt dat de klacht of het vermoeden van een misstand gegrond is, kan de secundair vertrouwenspersoon maatregelen treffen, dan wel het bestuur adviseren om maatregelen te treffen. De secundair vertrouwenspersoon stelt de melder en de vertrouwenspersoon op de hoogte van zijn standpunt en tot welke stappen de melding heeft geleid.

6. Artikel 4 lid 2 tot en met 4 is van overeenkomstige toepassing. Artikel 6 Vertrouwelijkheid

1. De melder, de vertrouwenspersoon, de secundair vertrouwenspersoon, het bestuur en de leden van het onderzoeksteam behandelen de melding, het onderzoek, het rapport van bevindingen en het ingenomen standpunt vertrouwelijk.

2. Van lid 1 mag slechts afgeweken worden, indien een wettelijke bepaling, een ambtelijk bevel of een rechterlijk oordeel tot openbaarheid verplicht.

Artikel 7 Anonieme meldingen

1. Voulon Accountants en Belastingadviseurs opent de mogelijkheid voor een melder om zijn klacht of vermoeden van een misstand anoniem te melden via de vertrouwenspersoon.

2. De geheimhouding van de identiteit van de anonieme melder is gewaarborgd. Als de vertrouwenspersoon de identiteit kent, mag zij de identiteit slechts openbaar maken, indien die openbaarmaking door een gerechtelijke instantie wordt gevorderd.

3. De identiteit van de melder blijft voor de secundair vertrouwenspersoon, het bestuur en de onderzoeksteam geheim. De opdrachtbevestiging, de termijnstelling en de standpuntbepaling door de secundair vertrouwenspersoon en het bestuur worden verstuurd aan de vertrouwenspersoon. Deze stuurt de documenten door aan de melder, als hij de identiteit van de melder kent.

4. Indien de secundair vertrouwenspersoon optreedt bij langdurige afwezigheid van de vertrouwenspersoon, treedt hij in dit artikel op als ware hij vertrouwenspersoon.

Artikel 8 Rechtsbescherming

1. Voulon Accountants en Belastingadviseurs waarborgt dat een melder die overeenkomstig deze regeling te goeder trouw een klacht of een vermoeden van een misstand meldt, op geen enkele wijze in zijn positie wordt benadeeld als het gevolg van het doen van deze melding.

2. Voulon Accountants en Belastingadviseurs neemt disciplinaire of arbeidsvoorwaardelijke sancties tegen een ieder die in weerwil van lid 1 verantwoordelijk is voor acties tegen de melder, waardoor diens positie wordt benadeeld.

3. Het bepaalde in lid 1 en lid 2 geldt niet, indien de melder aantoonbaar opzettelijk een ongegronde melding doet.

Artikel 9 Verslag

1. De vertrouwenspersoon doet jaarlijks verslag aan het bestuur over de ontvangen meldingen en de ingenomen standpunten.

2. Dit verslag is zodanig opgesteld dat meldingen niet herleidbaar zijn tot de melder.

3. Nadat het bestuur het verslag heeft goedgekeurd, stuurt de vertrouwenspersoon het verslag

   naar de commissie vaktechniek met het oog op eventuele meldingsverplichtingen aan toezichthouders.

Artikel 10 Werking en publicatie

1. Deze regeling treedt in werking op 01-06-2016.

2. Deze regeling is gepubliceerd op de Website van Voulon Accountants en Belastingadviseurs.

   Iedere medewerker ontvangt een exemplaar van deze regeling.