Wijziging factureringsverplichtingen m.i.v. 1 januari 2013

Zoals u ongetwijfeld hebt vernomen, zullen met ingang van 1 januari 2013 nieuwe factureringsregels gaan gelden voor de btw. De gedachte achter de wijzigingen is om de btw-facturering te vereenvoudigen, te moderniseren en binnen de Europese Unie verder te harmoniseren. De factuur is een van de belangrijkste en meest uitgewisselde documenten in het handelsverkeer. De factuur heeft zowel de functie van een uitnodiging tot betaling als van een bewijs voor het uitoefenen van het recht op aftrek van btw. Om ervoor te zorgen dat u volledig op de hoogte bent van de regels zoals die vanaf 1 januari 2013 gelden, zetten wij ze in deze brief voor u op een rij.

1. Tijdstip uitreiking factuur

Een btw-ondernemer is vanaf 1 januari 2013 verplicht om een factuur uit te (laten) reiken op (uiterlijk) de 15e dag volgend op de maand waarin hij: 

  • goederen levert/diensten verricht aan andere btw-ondernemers of rechtspersonen;
  • een vooruitbetaling ontvangt van een btw-ondernemer of een rechtspersoon;
  • afstandsverkopen verricht; of
  • een nieuw vervoermiddel intracommunautair (grensoverschrijdend binnen de EU) levert (met 0% btw) aan een particulier in ander EU-land.

Voor doorlopende intracommunautaire leveringen geldt dat deze geacht worden te zijn voltooid bij afloop van elke kalendermaand. Dat betekent dat daarvoor maandelijks een factuur moet worden uitgereikt, uiterlijk op de 15e dag van de maand volgend op de maand waarin die leveringen worden geacht te zijn voltooid.

2. Inhoud factuur

Een factuur moet met ingang van 1 januari 2013 de volgende gegevens bevatten:  

  • de datum van uitreiking;
  • een opeenvolgend factuurnummer, met een of meer reeksen, waardoor de factuur eenduidig kan worden geïdentificeerd;
  • het btw-identificatienummer waaronder de ondernemer de levering of de dienst heeft verricht;
  • het btw-identificatienummer van de afnemer bij intracommunautaire leveringen of bij toepassing van de verleggingsregeling;
  • de naam en het adres van de ondernemer en zijn afnemer;
  • de hoeveelheid/omvang en aard van de geleverde goederen/verrichte diensten;
  • de datum van de goederenlevering/dienstverrichting of vooruitbetaling;
  • de vergoeding (gesplitst per tariefsoort/btw-vrijstelling), de eenheidsprijs excl. btw minus eventuele (vooruitbetaling)kortingen;
  • het btw-tarief;
  • het btw-bedrag (in euro’s, rekenkundig afgerond tot twee cijfers achter de komma);
  • bij intracommunautaire levering nieuw vervoermiddel: de gegevens die nodig zijn om te bepalen of een vervoermiddel nieuw is, bijv. kentekenbewijs.
  • indien de btw wordt voldaan door een fiscaal vertegenwoordiger: zijn naam, adres en btw-identificatienummer;
  • Specifieke aanduidingen als er een bijzondere regeling geldt:

-bij self-billing: ‘factuur uitgereikt door afnemer’;-er een vrijstelling van toepassing is;

-een intracommunautaire levering wordt verricht: ‘zero-rated supply according to art. 138 VAT Directive 2006/112’;

- de belasting wordt geheven van de afnemer: ‘btw-verlegd’ of ‘VAT  reversed charged’;

- de reisbureauregeling geldt: ‘bijzondere regeling reisbureaus’;

- de margeregeling geldt: ‘bijzondere regeling – gebruikte goederen’ of ‘bijzondere regeling – kunstvoorwerpen’ of ‘bijzondere regeling – voorwerpen van verzameling of antiquiteiten.

Houd er rekening mee dat bij het uitreiken van een onjuiste factuur een boete kan worden opgelegd tot maximaal € 4.920!

3. Van toepassing zijnde factureringsregels

In beginsel zijn de factureringsregels van het EU-land van toepassing waar de leveringen/diensten conform de regels voor de plaats van levering/dienst worden verricht. Specifieke aanduidingen zouden dan in de taal van dat betreffende EU-land op de factuur moeten worden vermeld.

Echter, als de leverancier/dienstverrichter niet gevestigd is in het EU-land waar de prestaties btw-technisch worden verricht (en hij in dat land ook geen vaste inrichting heeft van waaruit de prestaties worden verricht) én de btw-heffing is verlegd naar de buitenlandse afnemer, dan gelden de factureringsregels van het EU-land van vestiging van de leverancier/dienstverrichter die de factuur uitreikt.

Dit geldt ook wanneer het gaat om een prestatie die volgens de btw-regels voor de plaats van levering/dienst niet belastbaar is in de EU.

 4. Vereenvoudigde factuur

Vanaf 1 januari 2013 is het toegestaan om een vereenvoudigde factuur uit te reiken als:

  • het bedrag incl. btw maximaal € 100 is of
  • het om een correctiefactuur gaat (de uitgereikte factuur is aan te merken als een document dat wijzigingen aanbrengt in, en specifiek en ondubbelzinnig verwijst naar, de oorspronkelijke factuur)

Op de vereenvoudigde factuur moeten in ieder geval de volgende gegevens worden opgenomen:

  • de datum van uitreiking van de factuur;
  • de NAW-gegevens van de leverancier/dienstverrichter;
  • de aard van de geleverde goederen/diensten;
  • het te betalen btw-bedrag of de gegevens waarmee het btw-bedrag kan worden berekend;
  • bij een correctiefactuur: een specifieke en ondubbelzinnige verwijzing naar de oorspronkelijke factuur en een duidelijke mededeling van de wijzigingen.

Let op: het is niet toegestaan om een vereenvoudigde factuur uit te reiken als sprake is van zogenoemde afstandsverkopen¹, intracommunautaire leveringen of wanneer de levering/dienst belast is in een andere EU-land en de heffing van btw is verlegd naar de afnemer. Door de introductie van de vereenvoudigde factuur zal het vanaf 1 januari 2013 ook mogelijk worden om btw in aftrek te brengen die wordt vermeld op kassabonnen tot een bedrag van € 100 incl. btw die voldoen aan de vereisten voor de vereenvoudigde factuur.

5. Elektronisch factureren

Facturen mogen zowel op papier als elektronisch worden uitgereikt. Uitgangspunt is dat papieren en elektronische facturen gelijk moeten worden behandeld. Een elektronische verzending van de factuur mag alleen plaatsvinden als dit wordt aanvaard door de afnemer. Dit kan de ondernemer vooraf afstemmen met zijn afnemer. Als de afnemer zonder commentaar de elektronische factuur verwerkt en betaalt, mag ervan worden uitgegaan dat de afnemer de elektronische verzending heeft aanvaard.

5.1 Verzending van elektronische facturen

De ondernemer moet de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur waarborgen. De methode die hij daarbij gebruikt mag hij zelf bepalen. Hij hoeft die methode niet (meer) te melden aan de inspecteur. Bij twijfel is het uiteraard raadzaam om toch afstemming over de methode met de belastingdienst te plegen.

In de btw-wetgeving zijn 2 methoden opgenomen die in ieder geval voldoen: een geavanceerde elektronische handtekening en de elektronische uitwisseling van gegevens (EDI). Verder kan worden gedacht aan bedrijfsspecifieke elektronische apparatuur voor het maken en versturen van elektronische facturen of (zelfs) aan het per e-mail versturen van facturen in de vorm van een pdf-bestand.

5.2 Bewaren van elektronische facturen

De ondernemer is vrij in de wijze waarop hij de elektronische facturen opslaat. Op verzoek van de inspecteur moet hij binnen redelijke termijn de opgeslagen factuurgegevens ter beschikking kunnen stellen. De inspecteur krijgt het recht van toegang tot en van downloading en gebruikmaking langs elektronische weg van de facturen.