Werkkostenregeling

Op 3 juli 2014 heeft de Staatssecretaris van Financiën kenbaar gemaakt dat per 1 januari 2015 alle ondernemingen moeten overstappen op de ‘Werkkostenregeling’. Dit heeft grote gevolgen voor u en voor uw administratie. Graag informeren wij u over deze regeling. Vanzelfsprekend kunnen we hierbij niet ingaan op de mogelijke specifieke onderdelen voor uw onderneming. Wij verzoeken u hiervoor contact op te nemen met uw aanspreekpunt bij ons kantoor.

Nieuwe regeling
Deze nieuwe regeling vervangt het huidige systeem van vrije vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel in de loonbelasting ingrijpend. In plaats van de bestaande vrijstellingen komt er een algemene vrijstelling van 1,2% van de fiscale loonsom. Het maakt hierbij niet uit welke werknemer welke vergoeding krijgt. De verstrekking of vergoeding moet wel gebruikelijk zijn. Betaalt u aan vergoedingen en verstrekkingen meer dan 1,2% van de loonsom, dan moet u over het meerdere 80% loonbelasting afdragen. U overstijgt namelijk de zogenoemde ‘vrije ruimte’.

Niet alle kosten vallen onder deze regeling. Voor de kosten van o.a. studie, reiskosten openbaar vervoer en maaltijden bij overwerk gelden gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen. Over deze bedragen wordt dan ook geen loonbelasting geheven. Vergoedingen zoals die voor internet, niet vooraf onderbouwde onkostenvergoedingen en niet vooraf onderbouwde representatiekosten vallen wel onder de 1,2% regeling en blijven in het nieuwe stelsel belast.

De werkkostenregeling heeft de volgende voordelen:
• u kunt een vast percentage van de loonsom onbelast vergoeden en verstrekken;
• u hoeft de meest vergoedingen niet meer per werknemer te registreren in uw loonadministratie;
• u hoeft geen rekening meer te houden met de voorwaarden en beperkingen van de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen.

De invoering van deze werkkostenregeling heeft veel voeten in aarde gehad.
Het duurde dan ook enige tijd voordat deze definitieve regeling tot stand is gekomen.  Graag attenderen wij u op een aantal belangrijke onderdelen.
• Beperkte invoering van het noodzakelijkheidscriterium. Het  noodzakelijkheidscriterium gaat ervan uit dat een werkgever in het kader van  zijn bedrijfsvoering aan de werknemer voorzieningen verstrekt zonder fiscaal  rekening te hoeven houden met het privévoordeel van de werknemer. Dit  noodzakelijkheidscriterium geldt voorlopig alleen voor gereedschappen,  computers, mobiele communicatiemiddelen e.d.
• De werkgever hoeft maar één keer per jaar te bepalen welke belasting mogelijk  verschuldigd zal zijn in het kader van de WKR.
• Concernregeling: Binnen één concern (voorwaarde dat in de (klein)dochter  minimaal 95% van de aandelen wordt gehouden) mag de vrije ruimte optimaal  worden bepaald.
• Voor personeelskortingen op producten uit eigen bedrijf wordt een gerichte  vrijstelling ingevoerd.

Uit uw financiële administratie moet het cumulatieve bedrag (inclusief omzetbelasting) van de vergoedingen en verstrekkingen blijken om te toetsen of u binnen de vrije ruimte (van 1,2% van de loonsom) blijft. Dat betekent voor u dat uw administratie hierop moet worden aangepast.

Daarnaast kan deze werkkostenregeling gevolgen hebben voor uw personeelsbeleid. Voor u is het van (fiscaal) belang te onderzoeken wat de gevolgen kunnen zijn voor uw beleid rondom arbeidsvoorwaarden.

Wilt u zich tijdig laten adviseren over de gevolgen van de werkkostenregeling voor uw onderneming? Neem dan contact op met ons kantoor.